Política de Comunicação Interna: como criar?

Política de Comunicação Interna é extremamente necessária, porém, pouco presente e valorizada nas organizações. Apesar de ser pouco explorado de forma estratégica nas empresas, o processo de comunicação interna, ou comunicação com empregados, precisa estar alinhado com os objetivos e estratégias da alta liderança, ser parte do seu dia a dia.

Em tempos tão complexos, manter o público interno engajado e atuante é um desafio não apenas para a área de comunicação. Precisamos entender o processo de comunicação como um todo, como aponta o livro de Isabela Pimentel.

O que é Política de Comunicação Interna?

Sendo assim, uma das ações que auxilia no posicionamento da área de comunicação como estratégica para a empresa é a instituição de uma política de comunicação efetiva.

Confira nosso vídeo especial sobre o processo de construção da política de comunicação interna:

Nesse sentido, uma política de comunicação interna tem, entre seus objetivos, promover o fluxo de comunicação horizontal e vertical, contribuindo para a difusão de informações e ideias, de forma plural e diversa.

Todos devem tornar-se sujeitos dos processos comunicacionais, pois o modelo em que pessoas são meras receptoras de informações não existe mais e já não dá conta da realidade atual.

O que é Política de Comunicação Interna?

Dessa forma, a Política de Comunicação Interna é o documento que reúne princípios, orientações e recomendações para a atuação de profissionais da comunicação.

Sua finalidade é estabelecer as principais Diretrizes para o relacionamento com os públicos de interesse e para o alcance dos objetivos e resultados das ações de comunicação, de forma coordenada, regulamentada e integrada.

Como criar a política de comunicação interna?

Segundo Isabela Pimentel, da Comunicação Integrada, para que a criação da sua política seja a mais assertiva possível, é preciso atender algumas etapas:

1. Alinhamento estratégico com a alta liderança – todos engajados desde o início do processo;
2. Diagnóstico – para entender a empresa, suas práticas comunicativas, pontos fortes e detectar oportunidades;
3. Definição dos objetivos estratégicos para a comunicação;
4. Envolvimento das áreas-chave – a construção de uma política não deve ser um processo isolado. Sem a participação das demais áreas, não há adesão e engajamento;
5. Criação, aprovação e atualização da política de comunicação – sempre alinhada aos contextos de mercado, sociedade e principalmente de comunicação a política precisa ser revisada e acompanhada constantemente.

O que deve conter na Política de Comunicação?

O conteúdo da Política de Comunicação Interna deve refletir as particularidades de cada empresa, mas basicamente ela pode incluir:

1. Princípios – como ética e responsabilidade socioambiental, transparência, atuação em rede, credibilidade, inclusão e agilidade;

2. Objetivos gerais e específicos da política;

3. Públicos estratégicos;

4. Listar os macroprocessos – é o meio pelo qual a instituição organiza grandes conjuntos de atividades, que envolvem mais de um setor para serem operacionalizadas, com o objetivo de gerar valor e cumprir sua missão. Exemplo: comunicação interna, assessoria de imprensa;

5. Diretrizes – cada macroprocesso deve ter sua diretriz descrita na política. No caso da Comunicação Interna ela visa apoiar o compartilhamento de informações qualificadas e a construção de uma relação de confiança, consolidar a cultura organizacional, favorecer a criação de um clima organizacional saudável e produtivo e apoiara consolidação de sua imagem;

6. Comunicação com os públicos – aqui cabe a criação de um quadro esquemático com os veículos, públicos prioritários, objetivos, linha editorial/conteúdos, periodicidade e formatos. De fácil visualização e entendimento, auxilia as demais áreas da empresa;

7. Funcionamento dos Comitês – já que a política deve ser criada com envolvimento das demais áreas, pode-se pensar na criação de comitês para discussão de temas dos macroprocessos;

8. Responsabilidades – é preciso ter clareza de responsabilidades de cada ator envolvido no processo, sempre a partir das diretrizes estabelecidas e do alinhamento técnico na empresa. Podemos usar a Matriz RACI;

9. Monitoramento e avaliação de resultados – o acompanhamento e verificação de resultados permitem identificar oportunidades e a implantação do ciclo de melhoria contínua. Hoje em dia é primordial definir indicadores de processos que monitoram o cumprimento de fluxos e prazos, qualidade das ações e principalmente a efetividade das iniciativas;

10. Identificação de temas sensíveis – são assuntos ou questões que, por seus desdobramentos, podem afetar a imagem e a reputação da empresa. Necessitam de monitoramento e ações de prevenção;

11. Glossário com termos e conceitos.

Importante lembrar que o papel do comunicador ao liderar essa iniciativa é extremamente importante como forma de posicionamento na linha de frente estratégica da empresa e com a alta liderança.  Faz sentido ter uma política de comunicação interna na sua instituição?

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Texto: Karina Cunha – Consultora e Gestora de Comunicação
Imagem: Divulgação

Uma das ferramentas que desenvolvemos para realização do diagnóstico comunicacional é o Grau de Integração da Comunicação, uma Metodologia inédita para avaliar o quanto a Comunicação da sua empresa dialoga com as Estratégias de Negócio e possui papel relevante nos Resultados Corporativos, em médio e longo prazo.

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