Como elaborar plano de comunicação de projeto?

Projeto de comunicação e sua gestão são fundamentais para que as organizações se comuniquem bem com seus públicos. É exatamente a falta de visão dos processos macro e da interligação entre as áreas que faz com que crises ocorreram, atividades sejam sobrepostas e zonas cinzentas existam.

Assim, especialmente, em  tempos de redes sociais, ter uma estratégia de comunicação bem integrada e articulada para divulgar seu projeto ou produto é fundamental.

Decerto, conhecer as etapas e desafios desses projetos fazem toda a diferença!

A Política de Comunicação é a diretriz macro, que vai nortear todos os planos, projetos e programas corporativos. Confira no infográfico especial que preparamos:

Como trabalhar a gestão de um projeto de comunicação?

Nesse cenário, os conhecimentos de gestão de projetos deixaram de ser específicos para profissionais de engenharia ou administração e tornam-se fundamentais para todos os gestores, mesmo da área de comunicação.

Dessa forma, um bom trabalho de gestão de projetos é fundamental para que a empresa alcance seus objetivos e resultados.

Também é essencial avaliar a aderência desse projeto de comunicação ao momento da empresa e aos desafios de negócio. Por isso, confira o checklist especial que preparamos:

Plano de comunicação

Comunicação de riscos e como identificá-los em projetos from Comunicação Integrada – Cursos e Soluções (Isabela Pimentel)

Então, se antes os resultados de um trabalho de comunicação eram mais simples de serem obtidos, com a multiplicidade de públicos e canais, novos polos de emissão de conteúdo disputam a atenção do público.

Por isso, entre o que foi dito, quer dizer, a mensagem enviada pelo emissor e o elo final, ou seja, o receptor, diversos ruídos e contextos comunicativos podem alterar a compreensão da mensagem, especialmente quando várias fontes disputam a atenção dos leitores.

É no olhar do diagnóstico que entendemos as demandas de um projeto de comunicação, conforme a metodologia proposta por Shana Wajntraub.

Uma das ferramentas que desenvolvemos para realização do diagnóstico comunicacional é o Grau de Integração da Comunicação, uma Metodologia inédita para avaliar o quanto a Comunicação da sua empresa dialoga com as Estratégias de Negócio e possui papel relevante nos Resultados Corporativos, em médio e longo prazo.

Também nessa escuta, encontramos como ocorrem os fluxos, processos e identificamos ruídos.

Nesse sentido, ruído é, para Chaves et al. (2017), tudo que pode interferir a transmissão de uma mensagem e as marcas devem estar preparadas para lidar com possíveis ruídos em suas campanhas.

Então, se os ruídos acontecem, imagina se não planejarmos os projetos de comunicação?

Etapas e desafios da gestão do projeto

Assim sendo,  para desenvolver um projeto de comunicação eficiente, o gestor de projetos precisa lidar com vários desafios, como:

1. Lidar com diversidade de públicos;
2. Identificar as diferentes demandas comunicacionais;
3. Gerenciar as expectativas dos stakeholders;
4. Produzir conteúdos focados em diferentes temáticas e segmentos;
5. Acompanhar as constantes atualizações em mídias, formatos e inovações tecnológicas;
6. Ter um planejamento que seja flexível o suficiente para lidar com mudanças de cenários.

Então, assim como planejar não é sair criando planinhos, ter um projeto de comunicação integrada exige superar vários gaps organizacionais.

Diferença entre projetos e processos de comunicação

Vale destacar também que um projeto de comunicação precisa ser composto por diversos processos de trabalho, conforme diagrama da Sydle:

Um projeto de comunicação é um esforço que deve ser entregue dentro de um prazo especificado e visa entregar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Por outro lado, um processo de comunicação  é um procedimento executado em uma sequência de etapas que produzirá um resultado recorrente no projeto.

Por isso, baseado na minha experiência de mais de doze anos de consultoria em projetos de comunicação, separei algumas dicas para te ajudar a superar essas barreiras na comunicação dos projetos, vamos lá!

1. Ter um mapeamento de públicos específicos;
2. Criar conteúdos, ações e campanhas direcionados para esses públicos;
3. Ter um tom de voz claro e bem alinhado ao universo de cada parte interessada;
4. Evitar uso de termos específicos demais ou técnicos;
5. Considerar o contexto de recepção das mensagens por cada público, por exemplo, equipe de campo e consultor que trabalha home office;
6. Se colocar no lugar do público e fazer uma análise do clima organizacional antes de lançar determinada campanha ou iniciativa;
7. Ser transparente quanto a possíveis crises e temas sensíveis, envolvendo o nome da empresa e/ou seu dirigentes, que provoquem um atraso nos marcos estabelecidos do projeto e consequentemente, seu cronograma.

Gerenciamento de projeto de comunicação e resultados

Guia completo – Planejamento de Comunicação Integrada from Comunicação Integrada – Cursos e Soluções (Isabela Pimentel)

Assim,  após a elaboração do projeto de comunicação, é hora de mensurar os resultados. Dados mais brutos são as chamadas métricas de comunicação, que servem como ponto de partida para um estudo mais aprofundado.

Nesse sentido, quando defino métricas para acompanhar e as associo à estratégia de negócio, tenho um indicador de desempenho, ou KPI. 

Assim, veja alguns exemplos de métricas:

1. Custo;
2. Esforço;
3. Duração;
4. Visualização do site.

Comparativamente, confira modelos de KPIs;

1. Custo de aquisição do cliente (CAC);
2. Taxa de conversão;
3. Média de vendas;
4. Taxa de Satisfação do cliente

Por isso,  não esqueça: o acompanhamento de resultados é tão importante quanto a realização das etapas anteriores do planejamento.

Dessa forma, se pensarmos nos desafios de hoje, com projetos que precisam ser mais rápidos,  adaptabilidade, agilidade, resiliência, criatividade para adoção de novas abordagens voltadas a produtos e serviços já existentes, saberemos, com certeza, que eles distinguem as empresas de sucesso das que estão em declínio, pois ‘pararam’ no tempo.

Modelo de plano de comunicação para projeto

O plano de comunicação de um projeto é um documento estratégico que delineia as diretrizes e estratégias a serem adotadas para garantir uma comunicação coesa e eficiente.

Esse plano precisa ser integrado: abranger tanto a comunicação interna, voltada para os colaboradores, quanto a externa, direcionada aos clientes, parceiros e demais stakeholders.

Componentes do Plano de Comunicação do projeto

Análise de Público: Antes de criar mensagens, é crucial entender quem é o público.

Objetivos Claros: Estabelecer metas mensuráveis é fundamental. Seja aumentar a conscientização da marca, melhorar a reputação ou impulsionar as vendas, os objetivos devem ser claros, específicos, mensuráveis, alcançáveis e relevantes (critério SMART).

Mensagem Coesa: A coesão nas mensagens contribui para a construção de uma identidade sólida e reconhecível.

Canais de Comunicação: Seja online ou offline, os canais devem ser selecionados de acordo com o perfil do público, garantindo que a mensagem atinja o público de maneira eficaz.

Cronograma: envolve definir quando as mensagens serão veiculadas, quais eventos serão promovidos e como a empresa responderá a situações específicas.

Avaliação e Ajuste/Mensuração de resultados: Periodicamente, é essencial avaliar a eficácia do plano de comunicação.

Isso permite ajustes conforme as mudanças no mercado, feedback do público e novas oportunidades que possam surgir.

Conclusão

Agora que você conhece os desafios da criação de projetos em comunicação, principais barreiras e desafios, além da estrutura de um plano e como acompanhar seus resultados, desejamos que você tire suas ideias do papel e alcance seus resultados de forma planejada!

Texto: Isabela Pimentel – Consultora
em Planejamento de Comunicação Integrada e Gestão de Projetos

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Confira os materiais gratuitos que separamos sobre projetos de comunicação:

Template para Plano de Comunicação Integrada

Guia completo para projetos de comunicação

Infográfico – Seu plano e projeto de comunicação são efetivos?

Diagnóstico de comunicação para projetos e planos

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