Como resolver problemas de comunicação em projetos?

Projetos de comunicação. Todos eles são passíveis de enfrentar crises e possíveis riscos e também enfrentar problemas. Mas quantos de nós e quantas empresas dominam e possuem uma estrutura analítica de gestão de riscos?

Muitas vezes, riscos são ignorados e sequer tem protocolos, até mesmo em grandes empresas.

Riscos em projetos de comunicação

Nesse sentido, o gerenciamento de riscos é uma dimensão essencial da gestão de projetos, especialmente no sentido de buscar antecipar possíveis ameaças e saber lidar melhor com elas.

De acordo com Guilherme Caloba (2018), risco é o nome que damos para “qualquer variabilidade no resultado ou tamanho da incerteza e seus impactos nos projetos”.

Assim, um risco em um projeto é um acontecimento que tem algum nível de probabilidade de acontecer e que pode impactar o andamento do projeto.  Assim, em cada projeto, diante da incerteza de resultados, deve-se buscar criar ações preventivas, sabendo que risco envolve probabilidade e impacto.

Problemas de comunicação em projetos

Por mais que esse tema seja ignorado na área de comunicação, enquanto profissionais estratégicos precisamos:  Avaliar a probabilidade de o risco ocorrer, mensurar o impacto do risco e  prever eventuais respostas aos riscos e eventuais custos de respostas ao risco.

Dessa maneira, ao adotar uma postura preventiva, a empresa precisa desenvolver:

1. Plano de contenção de riscos;
2. Impactos reais dos riscos;
3.  Custos reais de respostas;
4.  Ações complementares; 
5. Estrutura analítica de riscos;
6. Recursos necessários das ações complementares; 
7. Ação diante nova exposição dos riscos após as ações complementares;
8. Frequência com que os riscos deverão ser monitorados.

Como mapear riscos?

Sabendo dos riscos e incertezas, podemos compreender seus efeitos, desenvolver respostas diante de cenários críticos e reduzir o efeito das ameaças nos projetos.

Por exemplo, considerando a área financeira, há riscos em portfólio de projetos e riscos na volatilidade de títulos.

Nesse sentido, em todos os setores, é necessário realizar análise de cenários, em que , segunda Coloba (2018) são projetadas “possíveis situações de futuro que implicam em determinados valores para as variáveis que importam (cenário recessivo, favorável e etc)”.

Dessa forma, além dos riscos, em todo projeto precisamos considerar também escopo, tempo, custos para poder criar referenciais de qualidade na gestão.

Ao elaborar a gestão de riscos em projetos, criamos procedimentos para planejar e acompanhá-los, tendo foco da atenção a prevenção.

Montando a estrutura analítica de riscos em projetos de comunicação

Uma estrutura analítica de riscos, também chamada de Risk Breakdown Structure, ou RBS, é uma ferramenta por meio da qual o gestor do projeto pode agrupá-los em categorias e organizá-los, facilitando a visualização do todo (Hillson, 2003).

Depois que esses riscos são mapeados e divididos em categorias, é o momento de organizar os níveis, detalhando a fonte de riscos para o projeto, atividade e área da empresa que seria afetada caso essa risco de concretizasse.

Podemos ter riscos técnicos, externos, organizacionais e no próprio gerenciamento do projeto.

É nesse sentido que todo gestor de projetos precisa saber que os riscos possuem impactos em termos de duração e custos. Assim sendo, a identificação de riscos envolve um detalhado processo.

Há duas formas de conduzir esse processo:

Análise qualitativa: a partir da lista de riscos identificados, permite sua priorização, em função da possibilidade de ocorrência e impacto;

Fase Quantitativa: oferece perfil mais detalhado do risco, por meio da coleta de dados e tratamentos, com as ferramentas de árvore de decisão e simulação de Monte Carlo.

Indo além, a gestão integrada de riscos em projetos envolve as etapas de planejamento, em que se estabelece critérios, execução (avaliação efetiva dos riscos), verificação (pontos de contro le) e atuação para correção e melhorias nos projetos.

Gestão integrada e o véu da incerteza

Em termos de lei, temos a norma internacional ISO 31000 que atende pelo nome “Gestão de riscos – princípios e diretrizes”, muito útil para projetos e planos de comunicação também. Com um olhar atento e integrado, todo comunicador deve saber que todo projeto e ação envolve riscos , e é a prevenção que ajuda a remover o “véu da incerteza” (CALOBA, 2018)

Entre a criação de uma estrutura parta gerenciar riscos, implementação, monitoramento, precisamos ter profissionais de gestão de projetos interessados e qualificados também para promoção da melhoria contínua.  A alta administração precisa estar ciente, engajada e envolvida para aprovar a política de gestão de riscos e alinhá-la às diretrizes corporativas.

E o plano?   Assim, é fundamental um plano de comunicação para que todas as partes interessadas dos projetos sejam envolvidas, e saibam seu papel na política de riscos. A empresa também precisa conhecer seu apetite ao risco, confira nesse infográfico. Ou seja, diante de um risco, temos as opções de evitar, aproveitar para trazer melhorias, mitigar por meio da redução de sua probabilidade ou impacto e retenção.

Assim, precisamos seguir essas etapas (CALOBA, 2018)

Definir os riscos do projeto;

Ter comunicação clara com as partes interessadas;

Criar uma gestão participativa;

Ter um ciclo de gerenciamento;

Ter um gerente responsável por esse processo.

Confira nosso modelo de matriz de comunicação para projetos

Texto: Isabela Pimentel – Jornalista, Historiadora e  Especialista em Comunicação Integrada
Imagem: Divulgação

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Confira também as etapas do planejamento de comunicação integrada