Comunicação na gestão de projetos

Gestão de projetos envolve não apenas a definição de escopo, recursos, Qualidade, partes interessadas, cronograma: inclui também pensar na comunicação em todas as fases.

Nesse sentido, o Gerenciamento de projetos é uma técnica fundamental para o sucesso em qualquer empreendimento que envolva comunicação integrada.

Um bom trabalho de gestão de projetos de comunicação é fundamental para que a empresa alcance seus objetivos e resultados. 

Portanto, se antes os resultados de um projeto corporativo de comunicação eram mais simples de ser obtidos, com a multiplicidade de públicos e canais , novos pólos de emissão de conteúdo disputam a atenção do público.

Assim sendo, entre o que foi dito, ou seja, a mensagem enviada pelo emissor e o elo final, ou seja, o receptor, diversos ruídos e contextos comunicativos podem alterar a compreensão da mensagem, especialmente quando várias fontes disputam a atenção dos leitores na empresa e redes sociais.

É por isso que planejar e realizar o gerenciamento das comunicações em todas as etapas do projeto é vital.

Nessa lógica, Gerenciamento de projetos é uma metodologia baseada em princípios e técnicas que, quando aplicadas corretamente, oferecem a capacidade de cumprir os requisitos de qualidade estabelecidos, dentro do orçamento previsto e do período estipulado. É usada para gerenciar um projeto de comunicação desde o início até o seu término.

Os princípios fundamentais da Gestão de Projetos incluem planejamento cuidadoso, estratégias de comunicação, relacionamento com gerentes, equipes especializadas e colaboradores qualificados, alinhando a execução dos processos-chave à visão compartilhada do objetivo final.

Plano de comunicação do projeto

Para desenvolver um projeto de comunicação eficiente, o gestor de projetos precisa lidar com vários desafios, como:

1. Lidar com diversidade de públicos;
2. Identificar as diferentes demandas comunicacionais;
3. Gerenciar as expectativas dos stakeholders;
4. Produzir conteúdos focados em diferentes temáticas e segmentos;
5. Acompanhar as constantes atualizações em mídias, formatos e inovações tecnológicas;
6. Ter um planejamento que seja flexível o suficiente para lidar com mudanças de cenários.

Gerenciamento das comunicações no projeto x tempo

Nesse sentido, estabelecer diretrizes claras para o alcance dos objetivos é vital para o sucesso de um projeto.

Por isso, sempre planeje recursos e defina metas de curto, médio e longo prazo que permitam a execução eficiente das atividades.

Assim, você assegura que os resultados serão entregues dentro do cronograma.

De acordo com essa estratégia, crie tarefas específicas e distribua-as para seus colaboradores, anotando eventuais mudanças na programação setor por setor, sobretudo na comunicação, que é tão dinâmica.

A importância da comunicação na gestão de projetos

Sabemos que a gestão da comunicação é um elemento vital para evitar ruídos e queda de confiança entre as partes envolvidas em um projeto. É preciso que as mensagens sejam claras, coerentes e que seja estabelecida uma forma de comunicação para cada público específico.

De forma resumida, entenda o papel da comunicação na gestão de projetos:

– Garantia do alinhamento de objetivos estratégicos;

– Envolvimento dos times;

– Foco na integração entre áreas;

– Papel vital na disseminação das metas;

– Direção estratégica nos projetos;

– Negociação;

– Tomada de decisões.

Agora que já sabemos mais sobre o papel da comunicação em todas as fases do projeto, vamos avançar.

Planejamento da comunicação nos projetos

Projetos de comunicação precisam ter um planejamento e uma estrutura bem definida , para que os resultados esperados sejam alcançados. Todos os dados e informações precisam estar alinhados e organizados de acordo com sua complexidade,  momento da empresa e tipo de projeto. 

Também vale destacar que os projetos de comunicação geram distintas demandas, pois envolvem pessoas, a cultura corporativa, as características da empresa e o próprio escopo.

Podemos considerar que a criação de projetos em comunicação se divide em quatro grandes fases macro:

1. Planejamento;
2. Execução;
3. Gerenciamento da comunicação;
4. Controle da comunicação;
5. Monitoramento;
6. Avaliação de resultados.

Matriz de comunicação na gestão de projetos

Para que seu projeto tenha um bom engajamento, é importante que todo o planejamento e estruturação sejam colaborativos, ou seja, contem com a participação das áreas estratégicas.

Tendo dado os primeiros passos na definição do seu projeto, é hora de pensar no papel que a comunicação desempenha nele, criando uma matriz de comunicação do projeto, que contenha:

• Quais informações precisam ser abordadas?
• Por qual razão elas são relevantes?
• Qual o intervalo de tempo e a frequência da distribuição das informações?
• Quem é responsável por cada comunicação?
• Quem receberá cada informação?
• Quais as ferramentas que podem ser utilizadas na comunicação do projeto? Quais as mais apropriadas e para quem?
• Qual o tempo e o orçamento disponíveis para gerenciar as comunicações? Há riscos?
• As partes interessadas são internas e/ou externas?
• A equipe está agrupada no mesmo local?
• Quais idiomas serão utilizados na comunicação?

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Texto: Isabela Pimentel | Imagem: Laura Philippsen