Como criar um projeto de comunicação?

Projeto de comunicação ainda é algo desafiador. Cada vez as empresas modernas estão velozes, porém, acabam pecando na hora de fazer um trabalho estratégico nos projetos de comunicação.

 Assim, como haverá sucesso nos projetos sem um trabalho de comunicação integrada?

Os negócios nunca exigiram tanta rapidez para entregas dos seus produtos ao consumidor final, e,  por causa dessas características,  muitos profissionais relegam o planejamento do seu trabalho por acharem que se gasta um tempo precioso planejando,  ao invés de trabalhando na sua entrega. Muito errada essa visão, né?

Nunca se falou tanto em gestão quanto antes. Nos anos 2000,  o Yahoo introduziu um conceito chamado Beta, que em seguida foi apelidado de Beta Perpétuo, pelo simples fato de o produto não sair de sua versão Beta para a versão comercial final.

Assim, de tempos em tempos , novas versões e features eram lançadas e testadas pelo mercado como se o produto estivesse sendo entregue em grandes iterações.

Esse conceito acabou por evoluir e chegamos então ao MVP – Minimal Value Product ou, numa tradução livre, produto mínimo que agrega valor ao seu cliente e que é incrementado de tempos em tempos.

E com o MVP, as metodologias ágeis fizeram a combinação perfeita, pois os sprints (iterações) vão fazendo o produto ser construído e consertado até que se tenha um release (versão) que possa ser entregue ao cliente para ser usado (MVP), e então, incrementado em novos sprints até um outro release e então melhorando o produto final.

Nesse contexto, as equipes de TIC – Tecnologia da Informação e Comunicação, foram as maiores beneficiadas, pelo puro e simples fato da metodologia ter sido berço de seus projetos.

Mas e os outros trabalhadores do conhecimento? Como ficam seus planejamentos? 

Assim, será que a eles podemos aplicar essa metodologia para melhorar o planejamento dos seus projetos? 

Decerto, todo projeto de comunicação requer pensar em escopo, cronograma, dentre outras variáveis, como briefing e requisitos.

O que são projetos de comunicação?

Fazer comunicação de forma integrada exige planejamento, como qualquer outro projeto. E uma das materializações do planejamento de comunicação são os projetos. 

Projetos de comunicação podem ser entendidos como um ‘esforço temporário para criar um produto ou serviço único e exclusivo’ e compreende um conjunto de atividades com início e fim programados, conforme define o Guia PMBOK@.

Confira esse modelo de  Projeto-comunicacao 

É de grande importância que os projetos de comunicação estejam alinhados aos objetivos organizacionais, visando o cumprimento das metas, sem esquecer dos recursos disponíveis, evitando a superalocação destes nas organizações. Precisamos entender o processo de comunicação como um todo, como aponta o livro de Isabela Pimentel.

São os projetos de comunicação que ajudarão a empresa a superar problemas e falhas na transmissão de mensagens para os diferentes stakeholders, além de fortalecer a imagem  e reputação.

Nesse sentido,  é importante destacar que cada projeto de comunicação terá especificidades,  de acordo com as áreas envolvidas e o escopo delimitado.

E por falar em escopo, ele é fundamental, pois os projetos de comunicação precisam ser realistas e bem alinhados ao micro e macroambiente da organização, mas, por outro lado, precisam também ter flexibilidade para que possam ser ajustados, uma vez que trabalhos criativos são muito difíceis de serem preditivos logo no seu início.

Confira nossa proposta de framework para um projeto ágil de comunicação, desenvolvido pela consultora Isabela Pimentel:

Quando criar ?

Um projeto de comunicação deve ser criado nas empresas após a análise de cenário e diagnóstico, afinal, não se pode criar um projeto do nada.

Para realmente trazer resultados efetivos, ele precisa ter um norte, que é dado pelo planejamento estratégico e reforçado nos objetivos e metas do projeto.

Então, crie projetos de comunicação tendo claro que problema resolver, como, em quanto tempo, por que meios, quem serão os responsáveis e prazos, pois isso é considerado um projeto com objetivos SMART – Specific, Measurable, Assignable, Realistic e Time-related.

Um objetivo SMART deve ser:

• Specific: Específico;
• Measurable: Ter Indicador e meta;
• Assignable: Quem;
• Realistic: realista;
• Time-related: Quando.

Também podemos criar projetos de comunicação quando desejamos, além de atender a estratégia da empresa, atender a uma necessidade de um cliente, aproveitar uma oportunidade de negócio, resolver um problema da organização, quando queremos criar um novo serviço/produto, além de outras oportunidades.

Quais são os produtos típicos de um projeto de comunicação?

 

Em projetos dessa natureza, geralmente temos os seguintes principais produtos (dentre outros que cada projeto pode exigir):

1. Plano de Divulgação da campanha de comunicação;
2. Evento de lançamento das campanhas de comunicação;
3. Criação de um Comitê Interno de Colaboradores;
4. Divulgação dos resultados nos veículos de comunicação.

Dessa maneira, ainda temos os produtos ligados ao gerenciamento do projeto, tais como: Reunião de abertura do projeto (kick-off), Reuniões de acompanhamento e feedback, Relatórios de Status, Cerimônia de encerramento do Projeto, e etc.

Quais as formas mais adequadas de gerenciar um projeto ?

Nesse sentido, basicamente podemos encontrar, no mercado, quatro tipos (ciclos de vida) de gestão de projetos:

1. Ciclo de vida preditivo: é uma abordagem tradicional, que a maior parte do planejamento do projeto ocorre em seu início, de uma única vez, num processo sequencial de planejamento,  desenvolvimento do produto do projeto e entrega.
2. Ciclo de vida Iterativo: nessa abordagem a cada iteração, que envolve planejamento e entrega de parte do produto, podemos receber o feedback do cliente e ajustar o produto na iteração seguinte.
3. Ciclo de vida incremental: Fornece entregáveis (deliverables) finalizados que o cliente pode usar imediatamente.
4. Ciclo de vida ágil: Tanto interativo quanto incremental para refinar itens do trabalho com entregas frequentes.

Mas como escolher qual abordagem é melhor à ser usada no projeto de comunicação?

Sendo assim, cada projeto possui uma característica própria, então o Gerente de Projetos deverá avaliar questões como as abaixo para tomar a melhor decisão:

• Tenho um escopo bem definido (e talvez contratual) que o nível de mudança pode-se considerar baixo?
• O produto está claramente fracionado em versões (roadmap) com os quais o cliente gostaria de receber?
• Possuímos boa definição sobre o que será entregue?
• Temos apenas a equipe definida para trabalhar, mas não temos exatamente uma prioridade do que entregar, mas o tempo já está definido ?

Plano de comunicação do projeto

Um plano de comunicação de projeto é um documento estratégico que delineia como a comunicação será gerenciada e conduzida ao longo de todo o ciclo de vida de um projeto.

Ele define as diretrizes, os processos, as ferramentas e os recursos que serão utilizados para garantir uma comunicação eficaz entre todas as partes interessadas envolvidas no projeto ou stakeholders.

Planos não são inúteis. Nos ajudam muito a definir todos os objetivos específicos que a comunicação do projeto visa alcançar, como manter todas as partes informadas sobre o progresso, resolver problemas rapidamente ou promover o engajamento das partes interessadas. Confira nosso modelo de plano de comunicação do projeto.

 

Se você gostou desse artigo, aguarde próximo artigo onde falaremos sobre definições de um plano de comunicação do produto e plano de comunicação do projeto!

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Confira nossos materiais gratuitos que separamos sobre projetos de comunicação:

Template para Plano de Comunicação Integrada

Guia completo para projetos de comunicação

Infográfico – Seu plano e projeto de comunicação são efetivos?

Diagnóstico de comunicação para projetos e planos

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Sobre os autores:

Alam Braga

Consultor Especialista em Gestão de Projetos, Palestrante e Professor de Pós-graduação e Graduação em Gerenciamento de Projetos.

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Isabela Pimentel 

Mestre em Criação e Produção de Conteúdos Digitais (2018-2020) na Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ).  Consultora na Comunicação Integrada – Cursos e Soluções, também ministra cursos na ESPM RJ  e é colunista do Observatório da Comunicação Institucional (OCI).