Plano de comunicação em projeto: como fazer?

É preciso ter plano de comunicação em projeto? Sim, aliás, em tudo que a empresa faz! Comunicação integrada não pode estar presente só nos planos, ela deve ser parte dos projetos. E isso ainda representa um gap para a maioria das empresas.

Como gerenciar essas situações que envolvem projeto de comunicação sem fazer planejamento?

É o que vamos aprender e discutir no artigo de hoje, aprofundando etapas e elementos do plano de comunicação nos projetos corporativos!

Plano de comunicação em projetos

A pesquisa PMSURVEY.ORG realizada em 2014, com 400 organizações, por seções regionais do PMI (Project Management Institute) apontava que o problema mais comum em projetos está relacionado à comunicação.

Pois então:  sabemos que a gestão da comunicação é um elemento vital para evitar ruídos e queda de confiança entre as partes envolvidas em um projeto.

Nesse sentido,  é preciso que as mensagens sejam claras, coerentes e que seja estabelecida uma forma de comunicação para cada público específico.

De forma resumida, entenda o papel da comunicação na gestão de projetos:

Agora,  vamos conhecer o papel da comunicação em cada projeto corporativo. 

Assim, ela contribui com: 

• Garantia do alinhamento de objetivos estratégicos;
• Envolvimento dos times;
• Foco na integração entre áreas;
• Papel vital na disseminação das metas;
• Direção estratégica nos projetos;
• Negociação;
• Tomada de decisões.

Nesse sentido, além de conhecer o papel da comunicação na gestão de projetos, é importante compreender também os fatores que podem afetar esses projetos. Também é preciso estar atento aos possíveis riscos que todo projeto envolve.

Decerto, alguns fatores decisivos e que impactam nesse processo de elaboração dos projetos são: 

1. Audiência e seu perfil;
2. Propósito do projeto e do plano de comunicação;
3. Método utilizado;
4. Frequência da comunicação necessária ao projeto;
5. Cultura organizacional;
6. Tipo do projeto;
7. Porte do projeto;
8. Duração;
9. Envolvidos.

Plano de Comunicação no projeto

Pelo fato de a comunicação ser da organização e não apenas atribuição de um setor, ela perpassa todas as áreas de um projeto e as conecta.

Nesse sentido, quando ocorrem falhas de comunicação, o projeto fica frágil, exposto a falhas, riscos e diversos problemas que podem comprometer a qualidade das entregas.

Então, vamos avançar e conhecer mais alguns marcos importantes na estruturação de um projeto de comunicação :

1. Definição do gerente do projeto;
2. Definição da equipe;
3. Análise das partes interessadas;
4. Levantamento de requisitos;
5. Definição do escopo do projeto;
6. Levantamento da documentação do projeto;
7. Definição dos canais;
8. Gerenciamento da comunicação do projeto;
9. Planejamento da comunicação do projeto;
10. Acompanhamento do projeto.

Para que seu projeto tenha um bom engajamento, é importante que todo o planejamento e estruturação sejam colaborativos, ou seja, contem com a participação das áreas estratégicas.

Dessa forma, não é só pensar na estrutura, mas nas partes interessadas em nossos projetos corporativos.

Neste  âmbito, tendo dado os primeiros passos na definição do seu projeto, é hora de pensar no papel que a comunicação desempenha nele:

• Quais informações precisam ser abordadas?
• Por que elas são relevantes?
• Qual o intervalo de tempo e a frequência da distribuição das informações?
• Quem é responsável por cada comunicação?
• Quem receberá cada informação?
• Quais as ferramentas que podem ser utilizadas na comunicação do projeto? Quais as mais apropriadas e para quem?
• Qual o tempo e o orçamento disponíveis para gerenciar as comunicações?
• As partes interessadas são internas e/ou externas?
• A equipe está agrupada no mesmo local?
• Quais idiomas serão utilizados na comunicação?

Como fazer planejamento da comunicação em projetos?

Guia Planejamento de Comunicação Integrada from Comunicação Integrada – Cursos e Soluções (Isabela Pimentel)

Um projeto de comunicação é um documento e conjunto de diretrizes específicas para cada empresa. Apesar disso, existem os elementos básicos que compõe a chamada anatomia de um projeto de comunicação.

De forma básica, todo projeto de comunicação precisa ter em sua estrutura:

• Diagnóstico;
• Objetivos gerais e específicos;
• Stakeholders:  Com quem precisamos comunicar;
• Estratégias integradas;
• Metas;
• Táticas;
• Mensagem-chave;
• Propósito dessa comunicação;
• Método;
• Canais;
• Responsável;
• Mensuração de resultados;
• Cronograma.

Gerenciamento de projetos e resultados

Após a elaboração do projeto de comunicação, é hora de mensurar os resultados. Os dados mais brutos são as chamadas métricas, que servem como ponto de partida para um estudo mais aprofundado.

Quando defino métricas para acompanhar e as associo à estratégia de negócio, tenho um indicador de desempenho, ou KPI.  Veja alguns exemplos de métricas:

1.Custo;

2.Esforço;

3.Duração;

4.Visualização do site.

Comparativamente, confira modelos de KPIs;

1. Custo de aquisição do cliente (CAC);
2. Taxa de conversão;
3. Média de vendas;
4. Taxa de Satisfação do cliente.

Não esqueça: o acompanhamento de resultados é tão importante quanto a realização das etapas anteriores do planejamento.

Dessa forma, se pensarmos nos desafios de hoje, com projetos que precisam ser mais rápidos,  ter adaptabilidade, agilidade, resiliência, criatividade para adoção de novas abordagens voltadas a produtos e serviços já existentes, temos conceitos do mindset startups que , com certeza, distinguem as empresas de sucesso das que estão em declínio, pois ‘pararam’ no tempo.

Conclusão

Então, agora que você conhece os desafios da criação de projetos em comunicação, principais barreiras e desafios, além da estrutura de um plano e como acompanhar seus resultados, desejamos que você tire suas ideias do papel e alcance seus resultados de forma planejada!

Texto: Isabela Pimentel – Jornalista, Historiadora e  Especialista em Comunicação Integrada
Imagem: Divulgação

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Se você gostou desse artigo, aguarde o próximo artigo onde falaremos sobre planejamento de comunicação e projetos!

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Guia completo para projetos de comunicação

Infográfico – Seu plano e projeto de comunicação são efetivos?
Diagnóstico de comunicação para projetos e planos

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