Gerenciamento de projetos de comunicação

Projetos de comunicação são vitais em todas as organizações, porém, muitas vezes, inexistentes. Na maioria delas, o cotidiano é dominado pelas entregas operacionais, como se ‘mais’ significasse qualidade e resultado. Pois é. Não é assim que funciona! 

Quando não dedicamos tempo para o processo de diagnóstico, conhecimento do mapa estratégico antes da criação do Plano estratégico, é impossível fazer uma comunicação clara e objetiva com as partes interessadas.

Papel no gerenciamento

Nesse sentido, quando reduzimos a comunicação a ações e não estruturamos projetos, que resultados podemos esperar?

O próprio  Guia PMBOK® defende o valor e  a importância do gerenciamento de comunicação dentro do ciclo de vida de todo e qualquer  projeto.

Se um gestor não sabe se comunicar, envolver sua equipe quanto às fases dos projetos e aos processos e fluxos de trabalho, que resultados a empresa pode ter então?

De acordo com o professor , consultor  e fundador do Universo BPM, Ulisses Sampaio,  a comunicação deve estar presente não apenas nesse setor, mas  em todos os projetos corporativos. “Sem comunicação não há projetos de sucesso“, afirma.

Decerto, “quando temos um plano de comunicação no projeto, há maior garantia em um bom relacionamento com as partes interessadas, além de constante feedback e acompanhamento”, defende. 

Aprimorando a comunicação nos projetos

Nesse sentido, Sampaio traz algumas dicas para melhorar tanto a estruturação dos projetos na área de comunicação, quanto a comunicação dos projetos em si. 

Ainda nas fases iniciais do projeto, o escopo, ou seja, “o documento que contém informações sobre o  conjunto de elementos necessários para obter um produto, serviço ou resultado” (Blog Euax),  precisa ser definido, destacando entregas, objetivos, responsabilidades, prazos, custos e riscos. Esse mesmo escopo do projeto precisará ser muito bem comunicado à equipe.

Confira esse material sobre riscos em projetos que preparamos e seja um gestor mais capacitado diante dos desafios!

 

Comunicação de riscos e como identificá-los em projetos from Comunicação Integrada – Cursos e Soluções (Isabela Pimentel)

O papel do escopo

“Quando já nas fases iniciais do projeto, o escopo não é claro e não foi bem comunicado a equipe, podemos ter uma série de problemas, como baixas taxas de engajamento e falta de clareza sobre processos, prazos  e entregáveis”, destaca Sampaio.

Isso por que é o escopo um documento essencial para os projetos, que contém informações estratégicas como prazos, detalhamentos e entregas. 

“Quando a comunicação não é clara, isso obviamente comprometerá as entregas”, alerta.

Como aprimorar a comunicação nos projetos?

Além de iniciar  uma comunicação clara e assertiva sobre o escopo, é preciso reconhecer os níveis de comunicação nos projetos.

Pelo fato de estarmos lidando com uma variedade de partes interessadas, os chamados stakeholders, precisamos nos atentar para esses 5 pontos especiais orientados por Sampaio: 

1: Analisar a parte interessada antes de se comunicar;

2 : Considerar as peculiaridades de cada parte interessada;

3: Pensar : como essa parte interessada se comunica e que linguagens usa ?

 4: Quebrar as barreiras da linguagem, fazendo a identificação com seu stakeholder;

5: Segmentar a comunicação para cada um dos diferentes públicos de interesse ou stakeholders.

Outro ponto que precisa estar presente nos projetos, é o mapeamento de riscos, considerando: processos, partes interessadas, cronograma!

De acordo com Sampaio, operar sem conhecer riscos e seus níveis afeta projetos e pode até mesmo trazer danos de diversos níveis, complexidades e impactos. 

“Precisamos trazer a cultura de comunicação para os projetos e,  claro, também considerar os riscos em cada uma das suas fases, mapeando as  partes interessadas, entendendo suas necessidades e tendo um plano de comunicação para o projeto“, reforça.

De forma geral, após a criação de um plano de comunicação, teremos os seguintes produtos: 

1. Plano de Divulgação da campanha de comunicação;
2. Evento de lançamento das campanhas de comunicação;
3. Criação de um Comitê Interno de Colaboradores;
4. Divulgação dos resultados nos veículos de comunicação.

Como mapear riscos?

Sabendo dos riscos e incertezas, podemos compreender seus efeitos, desenvolver respostas diante de cenários críticos e reduzir o efeito das ameaças.

Ademais, considerando a área financeira, há riscos em portfólio de projetos e também riscos na volatilidade de títulos. Mas, em todos os setores, é necessário realizar análise de cenários, em que , segunda Coloba (2018) são projetadas “possíveis situações de futuro que implicam em determinados valores para as variáveis que importam (cenário recessivo, favorável e etc)”.

Dessa forma, além dos riscos, em todo projeto precisamos considerar também escopo, tempo, custos para poder criar referenciais de qualidade na gestão.

Assim sendo, ao elaborar a gestão de riscos em projetos, criamos procedimentos para planejar e acompanhá-los, tendo foco da atenção a prevenção.

5 dicas valiosas

Então, para finalizar esse artigo e ajudar  sua empresa, anote essas 5 dicas valiosas para melhorar seus projetos:

1: Analise sempre as partes interessadas antes de se comunicar;

2 : Considere suas  peculiaridades e interesse no projeto;

3:  Como sua parte interessada se comunica e que linguagens usa ?

 4: Quebre quaisquer barreiras da linguagem, fazendo a identificação com seu stakeholder

5: Segmente suacomunicação para cada um dos diferentes públicos de interesse do projeto ou stakeholders.

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Confira nossos materiais gratuitos que separamos sobre projetos de comunicação:

Template para Plano de Comunicação Integrada

Guia completo para projetos de comunicação

Infográfico – Seu plano e projeto de comunicação são efetivos?

Diagnóstico de comunicação para projetos e planos

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Texto: Isabela Pimentel – Consultora em Planejamento de Comunicação Integrada e Gestão de Projetos