Projetos de comunicação: gerenciando riscos

Projetos de comunicação. Todos eles são passíveis de enfrentar crises e possíveis riscos.  Nesse sentido, o gerenciamento de riscos é uma dimensão essencial da gestão de projetos, especialmente, no sentido de buscar antecipar possíveis ameaças e saber lidar melhor com elas.

De acordo com Guilherme Caloba (2018), risco é o nome que damos para “qualquer variabilidade no resultado ou tamanho da incerteza e seus impactos nos projetos”.

Assim, em cada projeto, diante da incerteza de resultados, deve-se buscar criar ações preventivas, sabendo que risco envolve probabilidade (se) e impacto (então).

Como mapear riscos?

Sabendo dos riscos e incertezas, podemos compreender seus efeitos, desenvolver respostas diante de cenários críticos e reduzir o efeito das ameaças.

Ademais, considerando a área financeira, há riscos em portfólio de projetos e também riscos na volatilidade de títulos. Mas, em todos os setores, é necessário realizar análise de cenários, em que, segunda Coloba (2018) são projetadas “possíveis situações de futuro que implicam em determinados valores para as variáveis que importam (cenário recessivo, favorável, etc.)”.

Dessa forma, além dos riscos, em todo projeto precisamos considerar também escopo, tempo, custos para poder criar referenciais de qualidade na gestão.

Ao elaborar a gestão de riscos em projetos, criamos procedimentos para planejar e acompanhá-los, tendo foco da atenção a prevenção.

Quais são os passos?

Comunicação de riscos e como identificá-los em projetos from Comunicação Integrada – Cursos e Soluções (Isabela Pimentel)

Todo gestor de projetos precisa saber que os riscos possuem impactos em termos de duração e custos. Assim sendo, a identificação de riscos envolve um detalhado processo.

1. Análise qualitativa: a partir da lista de riscos identificados, permite sua priorização, em função da possibilidade de ocorrência e impacto;
2. Avaliação quantitativa: oferece perfil mais detalhado do risco, por meio da coleta de dados e tratamentos, com as ferramentas de árvore de decisão e simulação de Monte Carlo.

Indo além, a gestão integrada de riscos em projetos envolve as etapas de planejamento, em que se estabelece critérios, execução (avaliação efetiva dos riscos), verificação (pontos de controle) e atuação para correção e melhorias nos projetos.

Gestão integrada e o véu da incerteza

Em termos de lei, temos a norma internacional ISO 31000 que atende pelo nome “Gestão de riscos – princípios e diretrizes”, muito útil para projetos e planos de comunicação também.

Com um olhar atento e integrado, todo comunicador deve saber que todo projeto e ação envolve riscos, e é a prevenção que ajuda a remover o “véu da incerteza” (CALOBA, 2018).

Entre a criação de uma estrutura parta gerenciar riscos, implementação, monitoramento, precisamos ter profissionais de gestão de projetos interessados e qualificados, também, para promoção da melhoria contínua. 

A alta administração precisa estar ciente, engajada e envolvida para aprovar a política de gestão de riscos e alinhá-la às diretrizes corporativas.

E o plano?

Assim, é fundamental um plano de comunicação para que todas as partes interessadas do projeto sejam envolvidas, e saibam seu papel na política de riscos. A empresa também precisa conhecer seu apetite ao risco, confira nesse infográfico.

Ou seja, diante de um risco, temos as opções de evitar, aproveitar para trazer melhorias, mitigar por meio da redução de sua probabilidade ou impacto e retenção.

Assim, precisamos seguir essas etapas (CALOBA, 2018):

1. Definir os riscos do projeto;
2. Ter comunicação clara com as partes interessadas;
3. Criar uma gestão participativa;
4. Ter um ciclo de gerenciamento;
5. Ter um gerente responsável por esse processo.

Além de entender os riscos, outro ponto essencial é avaliar se o projeto de comunicação realmente é estratégico para a empresa naquele momento. Confira nosso infográfico especial e aprenda a avaliar seu projeto!

Estrutura analítica de riscos ou EAR

Dessa forma, uma dica é que já na declaração do Escopo do Projeto seja criada também uma Estrutura Analítica de Riscos ou EAR. Assim sendo, a análise de riscos é fase vital de todo projeto, pois impacta diretamente em seu cronograma, custos e documentação.

Ou seja, também precisamos identificar os fatores críticos para o sucesso do projeto já na fase de delimitação do escopo. Cada risco identificado nos projetos precisa ser cruzado com seu impacto nas atividades e cronograma, para que sejam feitos ajustes.

Planos de resposta

Dessa maneira, além da identificação do risco, é preciso haver um planejamento das respostas a cada um deles, sendo a análise quantitativa usada para refinar a qualitativa nesse planejamento de resposta aos cenários críticos.  

Também pode ser feita a ‘Análise de stress’, com uma variação forçadas nas atividades do cronograma para ver como se desencadeariam nessa simulação. Todo evento de risco precisa ser detalhado.

Outro exercício é a simulação de Monte Carlo, aplicada tanto a custos quanto aos prazos, para estimar impactos e contingências necessárias no cronograma para que se chegue ao resultado esperado.

Logo, além da preocupação com riscos, na EAP, é preciso que todo pacote de trabalho tenha suas atividades descritas e detalhadas, não podendo haver um escopo incompleto, sendo os marcos os momentos de entrega em que há início ou término de pacotes de trabalho.

Assim, vale lembrar que a interconexão entre as atividades dos pacotes de trabalho se chama rede fechada.

Se temos uma atividade muito longa no projeto de comunicação, deve ser decomposta em atividades menores, com acompanhamento e data de status. Para ter um bom gerenciamento, quando temos que analisar dados em projetos, os dados de entrada nos ajudam a detalhar o projeto através de séries históricas.

De forma geral, a capacidade de mapear riscos, estabelecer prioridades, criar planos de resposta e fazer gestão integrada é um diferencial necessário para todo líder comunicador.

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Infográfico – Seu plano e projeto de comunicação são efetivos?

Texto: Isabela Pimentel  – Jornalista, Historiadora e  Especialista em Comunicação Integrada
Imagem: Divulgação