Projetos de comunicação. Todos são passíveis de enfrentar crises, riscos e problemas. Mas quantos de nós e quantas empresas dominam e possuem uma estrutura analítica de gestão de riscos?
Estamos prontos para lidar com ruídos, riscos e falhas em projetos?
Quando a empresa não investe na comunicação com seus funcionários, se torna vulnerável às cadeias de contágio, ruídos, de boatos e rumores.
Muitas vezes eles se originam em pequenos ruídos, se espalham no boca a boca ou virtualmente e se multiplicam, podendo afetar a dinâmica e a sensação de segurança no trabalho.
Segundo pesquisa realizada pela Aberje em 2020, a falta de contato presencial pode ser considerada um problema quando se pensa na comunicação com colaboradores. Por outro lado, nem sempre a existência de mais “mensagens” para os envolvidos no projeto significa um processo de comunicação mais eficiente.
O sociólogo Edgar Morin considera que os boatos percorrem um caminho rápido, do emissor até sua cadeia de transmissão, tendo três fases em seu ciclo: incubação (quando, diante uma dúvida ignorada, ele nasce), propagação (se espalha rápido pela empresa) e metástase (morre, sendo combatido com a informação e resposta às dúvidas).
Dentre os fatores que contribuem para sua rápida transmissão, estão o medo de demissão, a falta de informações assertivas diante de dúvidas e conflitos e o desinteresse da liderança em ouvir reivindicações dos times, o que também é potencializado pela perda de confiança, surgimento de um clima de insegurança e fortalecimento das chamadas redes de comunicação informais.
Apesar de a maioria dos estudiosos apontar que não é possível haver empresas totalmente livres dos boatos, Chapmam recomenda que, a fim de reduzir o solo fértil para eles, é preciso: 1) identificar sua fonte de origem; 2) administrá-los e convidar os envolvidos para um diálogo aberto; 3) criar um programa de comunicação com colaboradores; 4) trabalhar a transparência e confiança nas lideranças, estimulando trocas e feedbacks, em vez de separar ainda mais líderes e liderados.
Comunicação é um processo de diálogo que vai além de informar e enviar mensagens. Por isso, se a empresa quer ter uma comunicação saudável e desenvolver anticorpos contra boatos ou atenuar suas perigosas consequências, é fundamental estimular a cultura do feedback, promover conteúdos e campanhas que envolvam o colaborador em primeira mão e fazer parcerias com embaixadores e influenciadores internos.
Por trás de todo “ouvi dizer” há um “preciso saber”. Ainda que seja pouco provável extinguir os boatos nesses ambientes, dada sua natureza tão humana, podemos e devemos entender as motivações que os originam e seu fluxo de circulação, assim como mapear os graus de ruído e possíveis riscos envolvidos. E agir antes que eles se disseminem, provocando insegurança emocional e prejuízos aos funcionários e às companhias.
Muitas vezes, riscos são ignorados e sequer tem protocolos, até mesmo em grandes empresas. Como então minimizar riscos em projetos?
Riscos em projetos de comunicação
Nesse sentido, o gerenciamento de riscos é uma dimensão essencial da gestão de projetos, especialmente no sentido de buscar antecipar possíveis ameaças e saber lidar melhor com elas.
De acordo com Guilherme Caloba (2018), risco é o nome que damos para “qualquer variabilidade no resultado ou tamanho da incerteza e seus impactos nos projetos”.
Assim, um risco em um projeto é um acontecimento que tem algum nível de probabilidade de acontecer e que pode impactar o andamento do projeto. Assim, em cada projeto, diante da incerteza de resultados, deve-se buscar criar ações preventivas, sabendo que risco envolve probabilidade e impacto.
Problemas de comunicação em projetos
Por mais que esse tema seja ignorado na área de comunicação, enquanto profissionais estratégicos precisamos: Avaliar a probabilidade de o risco ocorrer, mensurar o impacto do risco e prever eventuais respostas aos riscos e eventuais custos de respostas ao risco.
Dessa maneira, ao adotar uma postura preventiva, a empresa precisa desenvolver:
Plano de contenção de riscos;
Impactos reais dos riscos;
Custos reais de respostas;
Ações complementares;
Estrutura analítica de riscos;
Recursos necessários das ações complementares;
Ação diante nova exposição dos riscos após as ações complementares;
Frequência com que os riscos deverão ser monitorados.
Como mapear riscos?
Sabendo dos riscos e incertezas, podemos compreender seus efeitos, desenvolver respostas diante de cenários críticos e reduzir o efeito das ameaças.
Por exemplo, considerando a área financeira, há riscos em portfólio de projetos e riscos na volatilidade de títulos.
Nesse sentido, em todos os setores, é necessário realizar análise de cenários, em que, segunda Coloba (2018) são projetadas “possíveis situações de futuro que implicam em determinados valores para as variáveis que importam (cenário recessivo, favorável e etc)”.
Dessa forma, além dos riscos, em todo projeto precisamos considerar também escopo, tempo, custos para poder criar referenciais de qualidade na gestão.
Ao elaborar a gestão de riscos em projetos, criamos procedimentos para planejar e acompanhá-los, tendo foco da atenção a prevenção.
Montando a estrutura analítica de riscos em projetos de comunicação
Uma estrutura analítica de riscos, também chamada de Risk Breakdown Structure, ou RBS, é uma ferramenta por meio da qual o gestor do projeto pode agrupá-los em categorias e organizá-los, facilitando a visualização do todo (Hillson, 2003).
Depois que esses riscos são mapeados e divididos em categorias, é o momento de organizar os níveis, detalhando a fonte de riscos para o projeto, atividade e área da empresa que seria afetada caso essa risco de concretizasse.
Podemos ter riscos técnicos, externos, organizacionais e no próprio gerenciamento do projeto.
É nesse sentido que todo gestor de projetos precisa saber que os riscos possuem impactos em termos de duração e custos. Assim sendo, a identificação de riscos envolve um detalhado processo.
Há duas formas de conduzir esse processo:
Análise qualitativa: a partir da lista de riscos identificados, permite sua priorização, em função da possibilidade de ocorrência e impacto;
Fase Quantitativa: oferece perfil mais detalhado do risco, por meio da coleta de dados e tratamentos, com as ferramentas de árvore de decisão e simulação de Monte Carlo.
Indo além, a gestão integrada de riscos em projetos envolve as etapas de planejamento, em que se estabelece critérios, execução (avaliação efetiva dos riscos), verificação (pontos de contro le) e atuação para correção e melhorias nos projetos.
Gestão integrada e o véu da incerteza
Em termos de lei, temos a norma internacional ISO 31000 que atende pelo nome “Gestão de riscos – princípios e diretrizes”, muito útil para projetos e planos de comunicação também. Com um olhar atento e integrado, todo comunicador deve saber que todo projeto e ação envolve riscos, e é a prevenção que ajuda a remover o “véu da incerteza” (CALOBA, 2018)
Entre a criação de uma estrutura parta gerenciar riscos, implementação, monitoramento, precisamos ter profissionais de gestão de projetos interessados e qualificados também para promoção da melhoria contínua. A alta administração precisa estar ciente, engajada e envolvida para aprovar a política de gestão de riscos e alinhá-la às diretrizes corporativas.
E o plano? Assim, é fundamental um plano de comunicação para que todas as partes interessadas dos projetos sejam envolvidas, e saibam seu papel na política de riscos. A empresa também precisa conhecer seu apetite ao risco, confira nesse infográfico. Ou seja, diante de um risco, temos as opções de evitar, aproveitar para trazer melhorias, mitigar por meio da redução de sua probabilidade ou impacto e retenção. Assim, precisamos seguir essas etapas (CALOBA, 2018):
Definir os riscos do projeto;
Ter comunicação clara com as partes interessadas;
Criar uma gestão participativa;
Ter um ciclo de gerenciamento;
Ter um gerente responsável por esse processo
Além dos ruídos e falhas, a sensação de inseguraça também potencializa crises e a cadeia de rumores.
Vamos cuidar da reputação, partindo de um trabalho preventivo e de mapeamento de riscos? Nosso dever começa pela mudança de mentalidade e cultura!
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Texto: Isabela Pimentel | Imagem: Laura Philippsen
