Demandas de comunicação – como gerenciar?

Demandas de comunicação chegam a toda hora para o setor, e , muitas vezes, a equipe esbarra na falta de processos e priorização. Vira um caos quando não há critérios estabelecidos.

Assim, nosso artigo explora estratégias para gerenciar e lidar com essas demandas de maneira eficiente. Alocar recursos de forma eficaz é também fundamental para garantir que as iniciativas estratégicas tenham o suporte necessário, não basta apenas ficar no nível gerencial.

O setor de comunicação está em constante evolução, com novas tendências e tecnologias surgindo regularmente. Portanto, a adaptabilidade é uma habilidade essencial. Incentive o aprendizado contínuo e o desenvolvimento profissional dentro da equipe, promovendo workshops, treinamentos e a participação em conferências. Estar atualizado com as melhores práticas do setor permite que a equipe seja mais proativa e menos reativa às mudanças.

Muitas vezes, as demandas na comunicação podem ser intensas devido às altas expectativas dos stakeholders. É importante gerenciar essas expectativas desde o início, sendo claro sobre o que pode ser entregue e em que prazo.

Estabeleça limites realistas e esteja disposto a negociar prazos e resultados quando necessário. Uma comunicação aberta e honesta com os stakeholders ajuda a construir confiança e a reduzir o estresse.

Nesse sentido, é preciso ter um posicionamento claro e escopo da área bem definido para lidar com demandas imprevistas. A automação pode ser uma aliada poderosa na gestão de demandas na comunicação.

Ferramentas como plataformas de gerenciamento de mídias sociais, softwares de automação de e-mail marketing e sistemas de CRM podem agilizar processos repetitivos, liberando tempo para tarefas mais estratégicas. Invista em tecnologias que possam facilitar o fluxo de trabalho e melhorar a eficiência da equipe.

A área de comunicação é essencial para o sucesso de qualquer organização. Ela é responsável por transmitir mensagens de forma clara e eficaz, tanto internamente quanto externamente.

Demandas de comunicação – o que são?

Demanda ou solicitação para a área de comunicação é todo e qualquer pedido que chegue via email, reunião e até mesmo canais informais de comunicação, como o cafézinho.

Vale destacar que nem toda demanda de outra área para a comunicação deve se tornar uma demanda comunicacional organizacional.

Por exemplo, um setor fez uma comemoração privada, e sugere que esse tema seja pauta e tenha cobertura nos canais institucionais. Se não há critérios de priorização, a demanda acaba sendo internalizada.

Como lidar com demandas de comunicação?

Assim, uma das primeiras etapas para lidar com demandas na comunicação é priorizar tarefas. Identifique quais atividades são mais urgentes e impactantes para os objetivos da organização.

No nosso cotidiano, eu uso ferramentas como a Matriz de Eisenhower, que podem ajudar a categorizar as tarefas em urgentes/importantes, não urgentes/importantes, urgentes/não importantes e não urgentes/não importantes. Isso permite que você aloque seu tempo e recursos de forma mais estratégica.

Nesse sentido, a gestão de tempo eficaz é crucial para atender às demandas da comunicação. Utilize técnicas como o Método Pomodoro, que envolve trabalhar por períodos focados (geralmente 25 minutos) seguidos de curtas pausas, para manter a produtividade alta.

Além disso, definir prazos realistas para os projetos e estabelecer rotinas diárias pode ajudar a evitar o acúmulo de tarefas e reduzir o estresse.

Métodos para priorização em projetos

Em uma equipe de comunicação, a clareza e a transparência são fundamentais. Certifique-se de que todos os membros da equipe estão alinhados quanto às expectativas e objetivos. Estabeleça canais de comunicação eficazes para garantir que as informações sejam compartilhadas de maneira oportuna. Reuniões regulares para revisar o progresso e ajustar planos conforme necessário também são recomendadas.

A segunda dica é estabelecer um escopo da área. Ser integrado não significa fazer de tudo um pouco, mas há esse imenso equívoco no mercado. Para Baldissera (2001), a área de comunicação integrada precisa ser formada por profissionais que gerenciam atividades no seguinte escopo:

• processos pertinentes a informação e interação entre uma organização e seus diferentes públicos;
• Esclarecer, orientar, informar;
• Estabelecer conexões;
• Construir ou disputar sentidos.

Técnicas de priorização de demanda

Muitas vezes, as demandas na comunicação podem ser intensas devido às altas expectativas dos stakeholders. É importante gerenciar essas expectativas desde o início, sendo claro sobre o que pode ser entregue e em que prazo.

Reunimos sete dias para reposicionar seu setor diante das demandas que chegam:

1.Mapeamento das áreas demandantes e processos internos;

2.Validação do escopo da área e escopo excluído;

3.Pactuação interna;

4. Desenvolvimento de critérios editoriais;

5.Matriz de Priorização de Demandas;

6.Sistema de SLA;

7.Apresentação das demandas em curso com uso de OKRs.

Estabeleça limites realistas e esteja disposto a negociar prazos e resultados quando necessário. Uma comunicação aberta e honesta com os stakeholders ajuda a construir confiança e a reduzir o estresse.

Gerenciar demandas na área de comunicação exige uma combinação de organização, comunicação clara, uso de ferramentas adequadas e uma abordagem focada no bem-estar da equipe.

Sendo assim, ao adotar essas práticas, os profissionais de comunicação podem lidar melhor com os desafios e contribuir de forma significativa para o sucesso da organização.

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Texto: Isabela Pimentel | Imagem: Laura Philippsen