A reunião que podia ser um e-mail

Há anos venho combatendo os trabalhos que geram apenas mais trabalhos, e não soluções. Tenho alguns exemplos simples, como aquelas reuniões de meia hora, “rapidinhas”, para decidir o que será dito na próxima reunião. Ou mesmo uma apresentação “estratégica” para justificar a importância do trabalho que você estava fazendo, que aliás teve que ser interrompido justamente para gerar o tal PPT performático e vendedor.

Muitas pessoas são soterradas pelos pedidos de reuniões que servem pouco para resolver os problemas. Seu objetivo real é acalmar chefes, repassar cobranças, tirar dúvidas, mas poucas são reuniões práticas. Aliás, a expressão “reunião de trabalho” é a prova cabal de que consideramos muitas outras reuniões como perda de tempo.

Lógico que temas estratégicos demandam muita preparação e diálogo, e que fique claro que isso não é tempo perdido. Mas os temas táticos, diários, precisam de solução e ação. Não há rentabilidade de projetos que se mantenha quando cada tarefa simples acaba gerando uma dúzia de reuniões para provar que o projeto vale a pena ou que a decisão faz sentido.

Mas quais as causas de tantas reuniões? Insegurança, medo, falta de foco, descomprometimento, carência ou má gestão de equipe, por exemplo.

Chefes inseguros sobre as decisões tomadas acabam pressionando as equipes para que aloquem muito tempo no projeto na tentativa de evitar, pela redundância e excesso de reuniões e conversas, que um problema apareça apenas no momento do lançamento ou execução.

O medo da demissão, do bullying ou da exposição faz com que muitos tentem envolver mais gente do que o necessário em cada tarefa para poder dividir a responsabilidade caso algo dê errado.

A falta de foco faz com que, mesmo tendo boas intenções, qualquer distração leve o time a discutir temas pouco relevantes e deixe o problema principal, que geralmente é mais difícil, para depois e percamos horas discutindo coisas pouco relevantes. E, claro, precisem de uma nova reunião para resolver o que não foi tratado no último encontro.

Há, infelizmente, os profissionais descomprometidos, que se esforçarão para repassar todo o trabalho e a responsabilidade para os outros indiscriminadamente, eximindo-se de qualquer ônus, mas geralmente alardeando todos os sucessos como sendo seus.

Por outro lado, não são poucas as reuniões que parecem um consultório de psicologia, com dramas sendo compartilhados e reclamações de que “aqui as coisas sempre foram assim”. Mas, para resumir, todos estes problemas estão ligados, de alguma forma, a algum tipo de má gestão ou ingerência. A carga sobre os gestores é cada dia maior, mas isso não exime a responsabilidade de alertar a empresa sobre o quanto está sendo gasto em horas da equipe para gerar apresentações desnecessárias ou reuniões sem conteúdo.

Acompanhar o dia-a-dia da equipe é também orientar em como ter reuniões mais efetivas, engajar outros times, apoiar seus pares e garantir que um assunto que pode ser resolvido em uma ligação ou em um e-mail simples não se torne uma reunião. O gestor precisa estar atento se a correnteza está arrastando sua equipe e prendendo os seus integrantes em muitas reuniões, o que faz com que todos pensem que sua área é muito requisitada e atarefada, mas que compromete a quantidade e, principalmente, a qualidade dos entregáveis de seu time. Muitas reuniões não significa importância estratégica.

Para encerrar, vão duas dicas práticas que muitos já aprenderam após perderem muito tempo em reuniões desnecessárias:

• Defina objetivo para cada reunião que você convoca, explicando de antemão para cada participante o que se espera dele. Isso pode parecer rude no começo, mas dá maior clareza a todos, garantindo maior quórum às suas reuniões justamente por serem efetivas.
• Jamais mande alguém no seu lugar para uma reunião só por que você não tem tempo de ir. Se for algo irrelevante, simplesmente decline. Caso seja importante, tente reagendar ou prepare seu substituto de forma adequada. Mandar alguém despreparado para reuniões importantes é expor o profissional e comprometer seu tempo. Cada pessoa em uma reunião precisa ser capaz de acrescentar, em tempo real, valor ao debate. Aqui não tem muito espaço para “perguntar para meu chefe o que ele acha”.

Texto:  Mauricio Felício – Publicado na Aberje

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