Como gerenciar a comunicação em tempos de home office?

O caso em torno do Coronavírus no país pegou muitas pessoas de surpresa. O isolamento social foi necessário e muitas profissionais, que até então nunca tinham trabalhado fora do escritório, se viram diante a situação de fazer o famoso “home-office”.

Mas como gerenciar uma comunicação interna quando os colaboradores não estão na empresa?

Como manter a dinâmica de trabalho e sinergia entre todos?

Neste artigo, feito em parceria com a comunicadora Isabela Pimentel, vamos listar alguns comportamentos que podem lhe auxiliar, tanto na organização para fazer home-office, como também para gerenciar uma comunicação interna remota.

Anote as dicas e boa leitura!

Construindo a Dinâmica do Home-Office

Antes da gente entrar no tópico de gestão da comunicação interna remota, acredito que seja válido nós passarmos algumas dicas para se trabalhar em casa.

Já ouvi muitos relatos de pessoas que rendem mais quando estão em casa. Outras, por sua vez, falam que estar fora do escritório dispersa demais e o trabalho não rende.

Para o gerenciamento da comunicação interna ter sucesso, o primeiro passo é você ter sucesso no gerenciamento do seu tempo e da forma com que você trabalha em uma situação incomum da sua rotina.

Se manter produtivo ao mesmo tempo que cuida de você, fazendo trabalho remoto, é o segredo para bons resultados e quando bem executado o planejado, mais produtivo você se torna.

Separei abaixo algumas atitudes necessárias para se trabalhar em casa. Veja:

1. Já que estamos em casa, precisamos montar um bom local de trabalho. Seja um cantinho na sala ou uma mesa na sacada, emocionalmente falando, é importante separarmos um espaço dentro de casa para que nossa mente compreenda que, quando estamos ali, estamos para trabalhar e para que os outros que moram com você saibam identificar o momento que você está concentrado e não pode ser interrompido. Uma dica: fuja de lugares muito confortáveis como cama ou sofá, porque quando muito bem aconchegados, estamos propensos a sentir mais preguiça. Um ambiente com boa iluminação, ventilação e confortável já é o suficiente!
2. Considere fazer rituais para começar o trabalho. Tentado manter a rotina como se estivesse indo ao trabalho ajuda a mente na concentração e foco.
3. Faça sua gestão do tempo. É muito fácil se perder estando 24h no mesmo lugar. Reconheça suas horas mais produtivas e faça pausas estratégicas para almoço, tomar água, ir ao banheiro… mova o corpo para não ter esgotamento mental.
4. Para não se perder no acúmulo de atividades, faça uma lista do que precisa ser entregue no trabalho e das tarefas do dia.

A Comunicação Interna no Home-Office

De nossas casas, isolados, podemos pensar ao mesmo tempo em tudo, mas não podemos esquecer do papel de um comunicador. Em tempos de avanço global de uma pandemia como a do Coronavírus, qual papel da comunicação com funcionários?

Nas dicas a seguir, vamos abordar a importância da comunicação focada em pessoas, de ter um fluxo de informação confiável com os colaboradores que nesse momento estão trabalhando de suas casas para que não caiam em fake news e pensar em como agir diante de uma crise.

Vamos lá!

Estimulando a Produtividade e Integração dos Colaboradores

Ainda que o colaborador não esteja diante do seu notebook ou estação de trabalho no escritório, podemos usar a criatividade e investir em pílulas de conteúdo, para que as pessoas se mantenham conectadas mesmo estando em casa. Veja as dicas que tenho adotado:

1. Envio de email marketing com dicas de atividades físicas para fazer em casa;
2. Resenhas feitas por líderes e outros colaboradores sobre dicas de livro;
3. Criação de uma campanha para que os colaboradores compartilhem fotos do seu home office;
4. Criação de série de vídeo com os líderes da companhia.

Comunicando o Essencial

Além dessas ideias, também é interessante pensar, para o período de quarentena, que tipo de mensagem evitar:

1. Evite focar todas as comunicações oficiais em atualizações sobre o Coronavírus;
2. Comunicados com tom alarmistas também não devem ser feitos;
3. Focar apenas em vendas e cumprimentos de metas;
4. Produza peças específicas para redes sociais e canais onde o colaborador está, seja em grupos de WhatsApp ou na própria Intranet da empresa, caso seja possível acesso remoto.

Para além da comunicação interna, também é válido deixar o colaborador bem informado e capacitado para saber discernir conteúdos reais e fake.

1. Reforce quais são as fontes oficiais, como Organização Mundial de Saúde, Ministério da Saúde e Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz);
2. Explique as características de um texto falso: ausência de fontes, uso exagerado de adjetivos, erros de ortografia, etc.

Podcast: Coronavírus e o Papel da Comunicação Interna no Combate à Doença

Confira o episódio especial do Progicast, que contou com a participação das profissionais Dr. Laura de Almeida Lanzoni, médica especialista em infectologia e com a jornalista e coordenadora de marketing Francine Athaide Cadore, que contou como a empresa Involves tem trabalhado remotamente.

 Isabela Pimentel

Isabela é especialista em Comunicação Integrada pela Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM), Jornalista pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) e Bacharel e Licenciada em História pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (Unirio).

Fundou a Comunicação Integrada, uma empresa de Cursos e Soluções que tem como propósito ajudar estudantes, recém-formados e profissionais de mercado a construir projetos que transformem a realidade fragmentada das empresas, através do compartilhamento de conteúdo diferenciados e práticos em aulas on-line, presenciais, workshops e palestras.

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Artigo Original publicado no site do Parceiro Progic